Theo quan niệm truyền thống, trên bàn làm việc nên tránh bày đồ hỏng, cây héo hoặc hoa tàn, giấy tờ chất đống không xử lý, vật sắc nhọn chĩa về phía người ngồi, đồ ăn để lâu và những vật trang trí mang hình ảnh buồn, dữ. Lý do được nói bằng ngôn ngữ "khí": đồ hỏng là "khí chết", giấy tờ tồn đọng là "khí tắc". Dịch ra công năng, đó là những thứ làm mặt bàn chật, gây phân tâm, mất vệ sinh hoặc nguy hiểm.
Bài này đi qua từng nhóm vật, giải thích vì sao nên tránh theo cả hai cách nhìn, rồi gợi ý cách chia mặt bàn thành vùng để giữ gọn lâu dài. Phần cây để bàn — một câu hỏi rất hay gặp — được nói riêng ở bài về xương rồng và cây để bàn trong cùng chuyên mục.
Nguyên tắc chung rất ngắn: trên mặt bàn chỉ nên có những thứ đang dùng, còn dùng được và an toàn khi tay vô tình chạm vào. Mọi thứ khác — dù là đồ hỏng, đồ kỷ niệm hay vật trang trí — đều nên có chỗ của nó ở ngăn kéo, kệ hay mang về nhà.
Các nhóm vật nên tránh: quan niệm và lý do thực tế
Bảng dưới gom những vật hay được nhắc là nên tránh trên bàn làm việc, kèm cách nhìn công năng:
| Vật | Quan niệm truyền thống | Lý do thực tế |
|---|---|---|
| Bút hết mực, máy tính bỏ túi hỏng, đồng hồ chết pin | "Khí chết", trì trệ | Chiếm chỗ, mất thời gian khi lấy nhầm |
| Cây héo, hoa tàn | Sinh khí suy | Có mùi, côn trùng, nước đọng |
| Giấy tờ chồng đống | Việc tồn đọng, tắc nghẽn | Khó tìm, dễ thất lạc tài liệu quan trọng |
| Kéo, dao rọc giấy để mở, chĩa vào người | Sát khí | Dễ bị đứt tay khi với đồ |
| Đồ ăn, ly nước để qua đêm | Không sạch | Kiến, gián, đổ nước vào máy |
| Tượng, tranh hình thú dữ, cảnh buồn | Không hợp chỗ làm việc | Gây cảm giác căng thẳng với người nhìn lâu |
| Dây điện, sạc rối | Lộn xộn | Nguy cơ chập, vướng tay, rơi đồ |
Có thể thấy hầu hết lời kiêng đều có một lý do sinh hoạt rất rõ. Bạn không cần tin vào "khí" để thấy dọn những thứ này đi là có lợi.
Đồ hỏng và đồ không dùng: vì sao nên bỏ ngay
Mặt bàn làm việc trung bình chỉ khoảng một mét vuông, và mỗi món đồ không dùng tới là một phần diện tích bị chiếm. Một cây bút hết mực nằm lẫn trong ống bút khiến bạn lấy nhầm vài lần mỗi tuần; một chiếc điện thoại cũ hỏng màn hình nằm trong ngăn kéo khiến ngăn kéo luôn chật. Quan niệm gọi những thứ này là đồ mang "khí chết", nên bỏ đi để chỗ làm việc "sống" lại. Cách nói nghe có vẻ huyền bí nhưng tác dụng thì ai cũng tự kiểm được: mặt bàn thoáng hơn, tìm đồ nhanh hơn.
Quy tắc đơn giản: món gì hỏng thì sửa trong tuần hoặc bỏ đi; món gì không dùng trong một tháng thì cất khỏi mặt bàn. Đồng hồ trên bàn chết pin nên thay pin hoặc cất đi, vì nhìn nhầm giờ là phiền thật. Với đồ điện tử hỏng như pin, sạc, điện thoại cũ, không bỏ chung với rác thường mà gom lại đưa tới điểm thu gom phù hợp ở địa phương. Mỗi cuối tuần dành năm phút cho việc này sẽ giữ mặt bàn ở trạng thái ổn định mà không cần những đợt tổng vệ sinh mệt mỏi.
Giấy tờ và hồ sơ: chuyện "khí tắc" và cách xử lý
Chồng giấy tồn là việc chưa quyết. Quan niệm coi giấy tờ dồn ứ là biểu hiện công việc bị tắc. Trên thực tế, chồng giấy cao thường là tập hợp của những việc chưa quyết định: chưa ký, chưa trả lời, chưa lưu. Mỗi tờ nằm ở đó là một lần phân tâm khi nhìn vào.
Ba khay là đủ. Một khay "cần xử lý", một khay "đang chờ người khác", một khay "để lưu". Cuối ngày, giấy phải nằm trong một trong ba khay hoặc đã được cất vào tủ, không nằm rải trên mặt bàn.
Tài liệu mật không để trên bàn qua đêm. Hợp đồng, bảng lương, giấy tờ cá nhân cần cất vào ngăn có khoá. Đây là nguyên tắc bảo mật cơ bản mà nhiều văn phòng đã quy định.
Số hoá thứ cần lưu lâu dài. Những tài liệu chỉ cần tra cứu có thể quét lưu và hủy bản giấy theo đúng quy định của đơn vị, giúp bàn và tủ nhẹ hơn hẳn.
Vật sắc nhọn và vật trang trí: đặt sao cho đúng
Quan niệm kiêng để vật sắc nhọn như kéo, dao rọc giấy, mũi bút chĩa thẳng về phía người ngồi, cho rằng tạo "sát khí". Lý do thực tế thì ai từng bị kéo đâm vào tay khi với đồ cũng hiểu. Cách đơn giản là để kéo, dao trong ngăn kéo hoặc ống cắm có đầu nhọn quay xuống; bút cắm đầu ngòi xuống dưới. Với bàn có trẻ nhỏ hay lui tới, đây càng là điều bắt buộc.
Với đồ trang trí, nhiều người thích để tượng nhỏ, mô hình hay khung ảnh. Quan niệm khuyên tránh hình ảnh thú dữ nhe nanh, cảnh chia ly, đổ vỡ trên bàn làm việc, vì người nhìn lâu dễ thấy nặng nề. Đó là lời khuyên hợp lý cho một chỗ ngồi tám tiếng mỗi ngày. Ảnh gia đình, một bức tranh phong cảnh nhỏ, một món đồ gợi kỷ niệm vui thường tạo cảm giác dễ chịu hơn. Nếu bạn muốn đặt một vật phẩm phong thuỷ nhỏ trên bàn, có thể tham khảo các mẫu ở thegioiphongthuy.com; hãy chọn kích thước nhỏ, đặt ở góc bàn, không chiếm vùng làm việc chính, và đừng kỳ vọng nó thay được việc sắp xếp công việc của chính bạn.
Chia mặt bàn thành vùng để giữ gọn lâu dài
Một cách tổ chức mặt bàn mà nhiều người làm văn phòng dùng là chia theo tần suất sử dụng. Mỗi vùng chỉ chứa đúng loại đồ của nó:
- Vùng chính giữa, trước mặt: để trống cho việc đang làm — bàn phím, sổ, tài liệu của việc hiện tại.
- Vùng trong tầm tay: đồ dùng hằng giờ như bút, điện thoại, ly nước. Ly nước đặt xa máy tính và có nắp nếu được.
- Vùng góc bàn: đồ dùng vài lần mỗi ngày như khay giấy tờ, đèn bàn, cây nhỏ.
- Ngăn kéo: đồ dùng hằng tuần, đồ dự trữ, vật sắc nhọn.
- Tủ hoặc kệ: hồ sơ lưu, sách tham khảo, đồ dùng hằng tháng.
- Dây điện: gom bằng máng hoặc kẹp dưới gầm bàn, ổ điện đặt nơi không bị nước đổ vào.
Cuối ngày, chỉ cần đưa vùng chính giữa về trạng thái trống. Sáng hôm sau ngồi vào là bắt đầu được ngay — đó là cảm giác "thông" mà quan niệm truyền thống muốn nói tới.
Bàn làm việc chung, bàn luân phiên và văn phòng không có chỗ cố định
Ngày càng nhiều văn phòng áp dụng chỗ ngồi luân phiên: ai đến trước ngồi trước, cuối ngày phải dọn sạch bàn. Trong mô hình này, những vật trang trí cá nhân gần như không có chỗ, và chính điều đó lại đúng với tinh thần "bàn sạch, không vật thừa" mà quan niệm đề cao. Một chiếc túi hoặc hộp đựng đồ cá nhân mang theo, gồm sổ, bút, sạc, tai nghe, là đủ.
Với bàn dùng chung trong gia đình — ví dụ bàn ăn kiêm bàn làm việc — vấn đề lại là ranh giới. Đồ ăn, chén bát lẫn với giấy tờ dễ gây đổ, bẩn tài liệu và khó tập trung. Một khay lớn để đựng toàn bộ đồ làm việc, cuối ngày nhấc cả khay cất đi, giúp bàn trở về đúng công năng ăn uống. Những thói quen nhỏ như vậy không cần tới vật phẩm nào, nhưng thay đổi rõ rệt cảm giác của người ngồi làm việc.
Ngược lại: những thứ nên có trên bàn làm việc
Một nguồn sáng tốt. Đèn bàn có thể chỉnh hướng, ánh sáng trung tính, đặt ở phía đối diện tay cầm bút để không đổ bóng. Quan niệm ưa chỗ ngồi sáng sủa; mắt bạn cũng vậy.
Một chút màu xanh. Một chậu cây nhỏ dễ chăm, đất sạch, không đọng nước. Cây còn sống và được chăm là chi tiết mà cả quan niệm lẫn người làm văn phòng đều thích.
Nước uống trong bình có nắp. Uống đủ nước trong giờ làm, và bình có nắp không đổ vào máy tính. Đặt ở vùng tay không thao tác chuột.
Một cuốn sổ và cây bút còn mực. Ghi việc cần làm trong ngày giúp đầu óc thoáng hơn. Nhiều người thấy danh sách việc trên giấy dễ theo dõi hơn trên màn hình.
Một điểm nhìn dễ chịu. Một bức ảnh, một bức tranh nhỏ hay cửa sổ có cây xanh phía xa, để mắt nghỉ sau mỗi lúc nhìn màn hình. Người làm việc với máy tính thường được khuyên định kỳ nhìn ra xa để mắt đỡ mỏi.
Nhịp dọn bàn theo ngày, tuần, tháng
Giữ bàn gọn dễ hơn khi chia thành những việc nhỏ có nhịp cố định. Bảng dưới là một gợi ý, bạn có thể điều chỉnh theo công việc của mình:
| Nhịp | Việc cần làm | Thời gian ước chừng |
|---|---|---|
| Cuối mỗi ngày | Đưa vùng giữa bàn về trống, giấy vào khay, ly cốc mang đi rửa | Vài phút |
| Cuối mỗi tuần | Xử lý khay "cần xử lý", bỏ bút hỏng, giấy nháp, tưới cây, lau bàn | Khoảng mười lăm phút |
| Cuối mỗi tháng | Dọn ngăn kéo, lưu hoặc huỷ hồ sơ cũ theo quy định, kiểm tra dây điện, ổ cắm | Khoảng nửa giờ |
| Cuối năm hoặc khi đổi việc | Rà toàn bộ đồ cá nhân, mang về những gì không còn dùng | Một buổi |
Dịp cuối năm âm lịch, nhiều văn phòng có thói quen tổng dọn dẹp trước Tết. Đó là một tập quán hay, vì nó buộc mọi người nhìn lại những thứ đã tích tụ suốt một năm.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để ảnh gia đình trên bàn làm việc không?
Có thể. Quan niệm không cấm, và nhiều người thấy ảnh người thân giúp họ dễ chịu hơn khi làm việc căng thẳng. Chỉ nên để một khung nhỏ ở góc bàn, không chiếm vùng làm việc chính.
Để nhiều đồ trên bàn có thật sự làm giảm tập trung không?
Nhiều người cảm nhận rõ điều đó: mắt liên tục bắt gặp những thứ nhắc đến việc khác. Cách đơn giản để tự kiểm là dọn sạch bàn trong một tuần và so sánh cảm giác làm việc của chính bạn.
Có cần chọn màu đồ dùng trên bàn theo mệnh?
Đó là lựa chọn của từng người, có thể làm cho vui nếu muốn. Về công năng, màu sắc hài hoà, không quá chói và không quá nhiều màu trên một mặt bàn nhỏ giúp mắt dễ chịu hơn. Chi tiết về màu sắc có ở chuyên mục màu sắc và bài trí.
Đồ ăn vặt để trên bàn làm việc có sao không?
Đồ ăn khô đóng kín trong hộp thì không có vấn đề. Tránh để đồ ăn mở, vỏ bánh, ly trà sữa uống dở qua đêm vì thu hút kiến, gián và dễ đổ vào bàn phím, tài liệu.
Bàn làm việc nhỏ quá thì sắp xếp thế nào?
Đưa đồ lên chiều cao bằng kệ treo tường hoặc kệ nhỏ đặt trên bàn, dùng giá đỡ màn hình có ngăn bên dưới, và chuyển máy in, hồ sơ ra chỗ khác. Mặt bàn ưu tiên cho việc đang làm.