Theo quan niệm truyền thống và kinh nghiệm thiết kế văn phòng, phòng giám đốc nên nằm ở phía trong của mặt bằng, xa cửa chính và lối đi đông người; bàn làm việc đặt ở góc chéo đối diện cửa phòng, lưng tựa tường đặc, mắt nhìn được cửa; khu tiếp khách tách riêng gần cửa để khách không phải đi sâu vào chỗ làm việc. Cách bố trí này vừa giữ sự riêng tư cho các cuộc trao đổi quan trọng, vừa giúp người lãnh đạo ít bị cắt ngang.
Quan niệm thường gắn phòng giám đốc với những lời hứa về "thăng tiến", "giữ quyền". Bài này không hứa điều đó. Phòng làm việc tốt giúp người quản lý tập trung, tiếp khách đàng hoàng và ra quyết định trong một không gian yên tĩnh — phần còn lại là năng lực của chính họ.
Vị trí phòng trong mặt bằng văn phòng
Quan niệm truyền thống ví văn phòng như một ngôi nhà: cửa chính là nơi đón, phía trong sâu là nơi chủ nhân ngồi. Người đứng đầu ngồi ở phía trong được coi là có thế vững, "có chỗ dựa", nhìn ra toàn bộ đơn vị. Ngược lại, phòng giám đốc nằm ngay cạnh cửa ra vào bị coi là "lộ", ai đi qua cũng thấy, khí không tụ.
Xét về vận hành, phòng ở phía trong có nhiều lợi ích. Người ngoài, khách giao hàng, ứng viên đến phỏng vấn không đi ngang cửa phòng; những cuộc trao đổi nhạy cảm về nhân sự, tài chính ít bị nghe thấy. Giám đốc đi từ phòng ra cửa phải đi qua khu nhân viên, tự nhiên có dịp nhìn thấy công việc diễn ra thế nào. Tuy vậy cũng không nên đặt phòng ở chỗ khuất tới mức nhân viên ngại gõ cửa — văn phòng nhỏ cần người quản lý dễ tiếp cận. Vị trí tốt thường là cuối khu làm việc, cạnh cửa sổ, có vách kính mờ một phần để vẫn thấy được bên ngoài mà không bị nhìn thẳng vào.
Bố trí bên trong phòng: từng món đồ đặt ở đâu
Phòng giám đốc ở doanh nghiệp nhỏ thường chỉ mười đến hai mươi mét vuông. Bảng dưới gợi ý vị trí từng món theo cả quan niệm lẫn công năng:
| Món đồ | Vị trí gợi ý | Lý do |
|---|---|---|
| Bàn làm việc | Góc chéo đối diện cửa, lưng tựa tường | Thấy người vào, có chỗ dựa, riêng tư màn hình |
| Ghế giám đốc | Có tựa lưng cao, đỡ thắt lưng | Ngồi lâu nhiều giờ, quan niệm coi là "chỗ dựa" |
| Ghế khách trước bàn | Hai ghế, không đặt ngay trục cửa | Khách ngồi thoải mái, không chắn lối |
| Bộ bàn tiếp khách | Gần cửa phòng | Khách không phải đi sâu, trao đổi thân mật hơn |
| Tủ hồ sơ | Sau lưng hoặc bên cạnh bàn, có khoá | Lấy tài liệu nhanh, bảo mật |
| Kệ sách, đồ trưng bày | Tường bên cạnh, không sau lưng nếu là kệ mở nhiều đồ | Tránh lộn xộn trong phông nền khi họp video |
Hàng cuối là một điểm mới: kệ trưng bày đầy cúp, quà tặng sau lưng giám đốc từng được coi là tạo "thế", nhưng trong các cuộc họp video, nó thành phông nền rối mắt. Một bức tường gọn hoặc một bức tranh lớn phía sau thường tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
Những điều nên tránh trong phòng giám đốc
Ngồi quay lưng ra cửa. Theo nguyên tắc chung, đây là vị trí bị kiêng nhất. Với giám đốc càng nên tránh, vì người vào phòng sẽ đứng sau lưng, cuộc trao đổi bắt đầu bằng việc quay ghế lại.
Bàn ngay dưới xà, dưới điều hoà. Gây cảm giác bí và mỏi gáy. Trần thạch cao phẳng che xà và chỉnh hướng gió là cách xử lý thông thường.
Phòng giám đốc sát nhà vệ sinh, bếp chung. Mùi và tiếng ồn ảnh hưởng tới các cuộc tiếp khách. Nếu mặt bằng không cho phép khác, dùng cửa kín, quạt hút mùi tốt.
Bàn quá to so với phòng. Một chiếc bàn đồ sộ chiếm hết phòng khiến không còn chỗ đi lại, ghế khách bị kẹp sát tường. Bàn vừa với phòng, chừa lối đi quanh bàn, nhìn chuyên nghiệp hơn.
Cửa phòng thẳng hàng với cửa chính văn phòng. Quan niệm cho rằng "khí xuyên thẳng"; thực tế ai đứng ở cửa chính cũng nhìn được vào bàn giám đốc. Lệch cửa hoặc đặt vách, kệ, cây che tầm nhìn.
Khu tiếp khách và cuộc trao đổi
Phòng giám đốc có hai công năng: làm việc một mình và trao đổi với người khác. Quan niệm truyền thống ưa người chủ ngồi ở vị trí "chủ", khách ngồi ở vị trí "khách", không ngồi ngang hàng đối diện thẳng nhau qua một đường thẳng từ cửa. Về giao tiếp, cách sắp xếp chỗ ngồi ảnh hưởng tới không khí cuộc nói chuyện: hai người ngồi đối diện qua chiếc bàn làm việc lớn tạo cảm giác trang trọng, có khoảng cách; ngồi chéo góc ở bộ bàn tiếp khách tạo cảm giác cởi mở hơn.
Vì vậy, nếu diện tích cho phép, nên có cả hai: ghế khách trước bàn cho những trao đổi công việc nhanh, và một bộ bàn ghế nhỏ gần cửa cho những buổi nói chuyện dài hơn. Bộ tiếp khách đặt gần cửa phòng cũng giúp khách bước vào là ngồi ngay, không phải đi ngang qua bàn làm việc đầy giấy tờ của giám đốc. Chọn ghế có chiều cao ngang nhau, không đặt ghế giám đốc cao vượt hẳn ghế khách — chi tiết này nhỏ nhưng khách cảm nhận được.
Sắp xếp lại phòng giám đốc trong một buổi
Nếu bạn muốn làm mới phòng làm việc của mình mà không cải tạo lớn, có thể đi theo thứ tự:
- Dọn toàn bộ mặt bàn, tủ, kệ; giữ lại những gì dùng hằng tuần.
- Xác định góc chéo đối diện cửa phòng và kiểm tra tường sau lưng, xà, điều hoà.
- Kê bàn vào vị trí mới, lưng tựa tường, cửa sổ ở bên cạnh.
- Đặt ghế khách, bộ tiếp khách gần cửa; chừa lối đi quanh bàn.
- Sắp tủ hồ sơ có khoá trong tầm tay; tài liệu mật không để trên kệ mở.
- Kiểm tra ánh sáng: đèn trần đủ, đèn bàn, rèm cửa sổ.
- Ngồi thử một cuộc họp video để xem phông nền và ánh sáng mặt.
Sau một tuần, hỏi trợ lý hoặc nhân viên hay vào phòng xem có gì bất tiện. Người đi lại trong phòng bạn hằng ngày thường nhận ra những điều mà người ngồi không thấy.
Bàn thờ, vật phẩm và tranh trong phòng giám đốc
Nhiều giám đốc muốn đặt bàn thờ Thần Tài, tượng hay vật phẩm phong thuỷ trong phòng. Đó là tập quán phổ biến và là lựa chọn riêng. Bàn thờ Thần Tài theo tập quán thường đặt ở khu vực gần cửa chính của cửa hàng hoặc văn phòng hơn là trong phòng riêng; chi tiết vị trí, hướng và cách bày có bài riêng ở chuyên mục thờ cúng. Dù đặt ở đâu, an toàn hương nến là bắt buộc: không đặt sát rèm, giấy tờ; không để nến cháy khi rời phòng; ưu tiên đèn điện thay nến thật trong phòng kín có máy lạnh.
Với tranh, quan niệm thường khuyên tranh phong cảnh có núi phía sau lưng người ngồi để "có chỗ dựa", tranh có nước, cánh đồng ở phía trước. Về thẩm mỹ, một bức tranh phong cảnh rộng sau lưng tạo phông nền đẹp khi tiếp khách và họp video. Nếu muốn chọn thêm vật phẩm để bàn, có thể tham khảo các mẫu ở thegioiphongthuy.com; nên chọn ít và tinh, đặt ở kệ bên cạnh, không chất đầy mặt bàn. Một căn phòng có vài món đồ được chọn kỹ luôn tạo ấn tượng tốt hơn một căn phòng đầy vật phẩm.
Ánh sáng, cửa sổ và không khí trong phòng
Phòng giám đốc ở nhiều văn phòng nhỏ là một phòng kín, chỉ có một cửa sổ hoặc không có cửa sổ nào, máy lạnh chạy cả ngày. Quan niệm truyền thống coi phòng tối, bí là chỗ "khí trệ", không hợp cho người phải suy nghĩ và quyết định. Người ngồi trong phòng như vậy nhiều giờ liền cũng thường thấy nặng đầu vào cuối buổi chiều. Nếu được chọn, phòng có cửa sổ nhìn ra ngoài luôn tốt hơn, và bàn nên đặt sao cho cửa sổ ở bên cạnh.
Với phòng không có cửa sổ, hãy bù bằng ánh sáng nhân tạo nhiều lớp: đèn trần đủ sáng và đều, đèn bàn cho việc đọc ký, một đèn tường hoặc đèn sàn ánh ấm ở khu tiếp khách. Thông gió cần được quan tâm như ánh sáng: cửa phòng có khe thông gió hoặc quạt hút nhỏ, mở cửa phòng vào giờ nghỉ trưa. Một hai chậu cây chịu bóng tạo cảm giác tươi hơn, nhưng không thay được không khí sạch. Những điều chỉnh này giúp người ngồi trong phòng tỉnh táo hơn — thứ có ích trực tiếp cho những quyết định trong ngày.
Khi phòng giám đốc nhỏ hoặc dùng chung
Không phải doanh nghiệp nhỏ nào cũng có phòng riêng rộng rãi cho giám đốc. Nhiều nơi phòng giám đốc chỉ sáu đến tám mét vuông, hoặc dùng chung với kế toán, hoặc kiêm luôn phòng họp. Trong phòng nhỏ, nguyên tắc vẫn giữ: bàn tựa tường, nhìn ra cửa; bỏ bộ sofa tiếp khách, thay bằng hai ghế gọn trước bàn; tủ hồ sơ treo tường thay vì tủ đứng chiếm sàn.
Khi dùng chung với người khác, bàn giám đốc nên ở phía trong, người kia ngồi gần cửa hơn — vừa đúng quan niệm về vị trí "chủ", vừa giúp người hay tiếp khách, nhận giấy tờ ở gần lối vào. Nếu phòng kiêm phòng họp, chọn bàn họp dài đặt giữa phòng và bàn làm việc ở góc, có thể dùng một tấm bình phong thấp để tách khi cần. Điều quan trọng nhất là tránh để phòng biến thành kho: thùng hàng mẫu, quà tặng đối tác, tài liệu cũ dồn vào phòng giám đốc là chuyện rất hay gặp và làm căn phòng chật, bí nhanh hơn mọi lỗi về hướng.
Câu hỏi thường gặp
Phòng giám đốc có cần nhìn thấy toàn bộ nhân viên không?
Không nhất thiết. Vách kính mờ một phần cho phép thấy hoạt động chung mà vẫn giữ riêng tư. Phòng kính trong suốt hoàn toàn khiến cả giám đốc lẫn nhân viên đều có cảm giác bị quan sát.
Phòng giám đốc ở tầng trên cùng có tốt hơn không?
Trong nhà phố làm văn phòng, tầng trên yên tĩnh, ít khách vãng lai, hợp cho phòng lãnh đạo. Cần chú ý chống nóng mái và đường thoát nạn. Với văn phòng một sàn, phía trong mặt bằng là tương đương.
Bàn giám đốc nên to cỡ nào?
Vừa với diện tích phòng và nhu cầu: đủ cho máy tính, tài liệu đang xử lý và ký giấy tờ. Chừa lối đi quanh bàn và chỗ cho ghế khách. Nếu muốn chọn kích thước theo thước Lỗ Ban, hãy chọn cỡ hợp lý trước rồi xê dịch vài phân.
Có nên đặt bể cá trong phòng giám đốc không?
Có thể nếu thích, nhưng cần người chăm đều, đặt xa ổ điện, xa tài liệu và máy tính, có thiết bị chống giật cho máy bơm. Bể cá bẩn, có mùi trong phòng kín máy lạnh sẽ phản tác dụng.
Giám đốc ngồi chung với nhân viên trong văn phòng mở thì bố trí thế nào?
Chọn chỗ phía trong, lưng tựa tường, nhìn được lối vào; có phòng họp nhỏ hoặc góc riêng để trao đổi kín khi cần. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn cách này để gần nhân viên hơn.