Văn phòng nhỏ dễ chịu thường có bốn điều: lối vào thoáng có chỗ tiếp khách ngay đầu, luồng đi chính không cắt ngang chỗ ngồi, phần lớn mọi người ngồi tựa tường hoặc vách và nhìn được lối vào, khu ồn (bàn bạc, gọi điện, máy in) tách khỏi khu cần tập trung. Quan niệm truyền thống nói về "khí vào cửa, đi uốn lượn, tụ ở chỗ ngồi"; người thiết kế văn phòng nói về luồng giao thông, vùng chức năng và ánh sáng. Hai cách nói dẫn tới một mặt bằng gần giống nhau.
Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, người quản lý văn phòng mười đến hai mươi người đang thuê một tầng nhà phố hay một sàn nhỏ trong toà nhà. Phần phòng giám đốc và bàn làm việc cá nhân có bài riêng; ở đây tập trung vào bố cục chung.
Đọc mặt bằng: lối vào, luồng đi và chỗ "tụ"
Trước khi kê bàn, hãy vẽ mặt bằng ra giấy và đánh dấu ba thứ: cửa vào, các cửa sổ và vị trí cột, nhà vệ sinh, cầu thang. Sau đó vẽ thử luồng đi của một người từ cửa vào tới chỗ ngồi xa nhất, tới nhà vệ sinh, tới máy in, tới phòng họp. Những đường này sẽ cho bạn biết lối đi chính nên nằm ở đâu.
Quan niệm truyền thống ưa luồng đi mềm, không thẳng một mạch từ cửa trước ra cửa sau, vì cho rằng "khí đi thẳng thì thoát". Về công năng, một hành lang thẳng tuột từ cửa vào tới cuối văn phòng khiến mọi người ngồi hai bên bị người đi qua liên tục, mà khách vừa bước vào đã nhìn thấy toàn bộ bàn làm việc. Bố trí một quầy tiếp khách, một kệ hoặc chậu cây lớn ngay sau cửa làm luồng đi rẽ nhẹ, vừa tạo không gian đón khách, vừa che bớt khu làm việc. Chỗ "tụ" mà người xưa nói tới chính là những vùng ngồi yên ở phía trong, ít người qua lại, nơi nên đặt những vị trí cần tập trung nhất.
Phân vùng một văn phòng nhỏ
Một văn phòng mười đến hai mươi người có thể chia thành các vùng sau, theo mức độ ồn và mức độ khách ra vào:
| Vùng | Vị trí nên đặt | Vì sao |
|---|---|---|
| Tiếp khách, lễ tân | Gần cửa vào | Khách không phải đi xuyên khu làm việc |
| Phòng họp nhỏ | Gần cửa vào hoặc tách hẳn bằng vách | Tiếng nói không lan vào khu làm việc |
| Khu kinh doanh, chăm sóc khách hàng | Giữa văn phòng, gần lối đi | Hay gọi điện, đi lại, cần gần khách |
| Khu cần tập trung (kế toán, thiết kế, lập trình) | Phía trong, gần tường, xa lối đi | Ít bị làm phiền |
| Máy in, tủ hồ sơ, pantry | Góc riêng, không sát chỗ ngồi | Ồn, có mùi, người tụ tập |
| Phòng hoặc bàn quản lý | Phía trong, nhìn được lối vào | Bao quát được văn phòng, ít bị làm phiền |
Cách phân vùng này cũng trùng với lời khuyên quen thuộc của quan niệm truyền thống: chỗ người đứng đầu ngồi ở phía trong, cao ráo, nhìn ra cửa; khu đón khách ở phía ngoài.
Xếp chỗ ngồi: những nguyên tắc dễ áp dụng
Ưu tiên ngồi tựa tường hoặc vách. Những dãy bàn kê sát tường, người ngồi quay lưng vào tường, mặt hướng vào giữa phòng là cách xếp vừa tận dụng diện tích vừa cho mọi người chỗ dựa phía sau.
Tránh xếp bàn đối mặt nhau quá gần. Hai người ngồi đối diện sát nhau, nhìn thẳng vào mặt nhau qua màn hình, nhiều người thấy khó chịu. Quan niệm gọi là "đối xung"; về thực tế, đặt vách thấp giữa hai bàn là đủ.
Không đặt bàn ngay trên lối đi chính. Người ngồi ở đây sẽ bị người đi qua sau lưng cả ngày. Chừa lối đi đủ rộng cho hai người tránh nhau.
Không để ai ngồi ngay trước cửa nhà vệ sinh. Đây là vị trí ai cũng ngại, vì mùi, tiếng và người ra vào. Nếu bắt buộc, dùng vách che và chọn cửa tự đóng.
Chia ánh sáng công bằng. Đừng để những người cần nhìn màn hình nhiều ngồi quay lưng ra cửa kính. Kê bàn vuông góc với cửa sổ; dùng rèm cuốn để điều chỉnh theo giờ.
Ánh sáng, không khí và tiếng ồn trong văn phòng nhỏ
Các văn phòng nhỏ thuê trong nhà phố thường có một mặt tiền kính và phía trong tối. Quan niệm truyền thống coi chỗ tối, bí là chỗ "khí trệ"; người làm việc ở đó thì nói ngắn gọn là ngột ngạt. Bổ sung đèn trần ánh sáng trung tính cho đều, thêm đèn bàn cho khu tập trung, và giữ cửa sổ phía sau (nếu có) thông thoáng thay vì chất thùng hồ sơ chắn lại.
Không khí trong văn phòng đóng kín máy lạnh cả ngày dễ bí, nhất là khi đông người. Mở cửa sổ thông gió vào đầu giờ sáng và giờ nghỉ trưa, hoặc lắp quạt hút thông gió, giúp không khí dễ chịu hơn. Cây xanh trong chậu tạo cảm giác tươi mát nhưng không thay được thông gió. Về tiếng ồn, sàn trải thảm ở khu tập trung, vách ngăn có lớp vải hoặc vật liệu hút âm, và một phòng nhỏ để gọi điện riêng là những đầu tư nhỏ cho hiệu quả lớn. Đây là những điều mà một văn phòng "hợp phong thuỷ" thực sự cần có, hơn là các vật phẩm bày trên bàn.
Các bước bố trí lại khi chuyển văn phòng mới
Khi thuê một mặt bằng mới, thay vì kê bàn theo cảm tính, có thể đi theo trình tự:
- Đo và vẽ mặt bằng, đánh dấu cửa, cửa sổ, cột, ổ điện, điều hoà, nhà vệ sinh.
- Xác định lối thoát nạn và giữ thông thoáng; đây là quy định an toàn cháy nổ, không được để bàn tủ chắn.
- Đặt vùng tiếp khách, phòng họp gần cửa; khu tập trung ở phía trong.
- Vẽ lối đi chính, rẽ nhẹ sau cửa bằng quầy hoặc kệ.
- Xếp bàn dọc tường trước, rồi mới xếp các cụm bàn ở giữa.
- Kiểm tra ổ điện, mạng cho từng chỗ ngồi; không kéo dây ngang lối đi.
- Cho mọi người ngồi thử một tuần rồi điều chỉnh theo góp ý.
Bước hai nên làm trước mọi cân nhắc về hướng và vị trí. Một văn phòng đẹp mà lối thoát hiểm bị chắn là một văn phòng không an toàn.
Về hướng cửa văn phòng và hướng ngồi theo tuổi người đứng đầu
Một số chủ doanh nghiệp muốn chọn văn phòng có hướng cửa hợp tuổi mình, hoặc xếp bàn của mình quay về hướng được coi là tốt theo một cách xem phổ biến. Đó là mong muốn có thể hiểu được, và khi điều kiện cho phép, hoàn toàn có thể chiều theo — miễn là không đánh đổi các yếu tố công năng như ánh sáng, lối đi, an toàn. Phần xem tuổi chi tiết thuộc chuyên môn khác, bài này không đi sâu.
Trong văn phòng thuê, hướng cửa thường không đổi được. Khi đó, những gì nằm trong tầm tay là vị trí bàn của mỗi người, ánh sáng, cây xanh, sự gọn gàng và cách tiếp khách. Một văn phòng sạch, sáng, lối đi rõ ràng, khách bước vào được đón ngay ở quầy, nhân viên có chỗ ngồi yên tĩnh — đó là văn phòng tạo ấn tượng tốt với khách và giúp người làm việc thoải mái. Không nên hứa với nhân viên hay đối tác rằng cách bố trí sẽ đem lại doanh số; kết quả công việc mới là thứ nói thay.
Quầy lễ tân và khu đón khách: ấn tượng đầu tiên
Trong quan niệm truyền thống, cửa vào và khoảng không ngay sau cửa — thường gọi là "minh đường" của căn phòng — nên sáng sủa, thoáng và sạch, vì đó là nơi "đón khí". Với văn phòng, đây là nơi khách hàng, đối tác, ứng viên nhìn thấy đầu tiên. Một khu đón khách tối, chất thùng hàng, giày dép, ô dù lộn xộn tạo ấn tượng ngay từ giây đầu, và ấn tượng đó khó sửa.
Văn phòng nhỏ không cần quầy lễ tân lớn. Một bàn nhỏ, hai chiếc ghế, một chậu cây và đèn đủ sáng là đủ để khách có chỗ chờ mà không phải đứng giữa lối đi. Quầy hoặc bàn tiếp khách nên đặt lệch khỏi trục cửa một chút, người ngồi quầy lưng tựa tường và nhìn thẳng ra cửa — đúng vị trí "nắm cửa" mà quan niệm hay nhắc, và cũng là vị trí giúp người trực quầy thấy khách ngay khi họ bước vào. Giá treo áo mưa, kệ giày đặt ở bên cạnh cửa, khuất tầm nhìn chính. Biển tên công ty, nếu có, đặt ở bức tường đối diện cửa để khách nhận ra mình đến đúng nơi.
Văn phòng trong nhà phố nhiều tầng: tầng nào làm gì
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê nguyên một căn nhà phố bốn năm tầng, mỗi tầng hai ba chục mét vuông. Cách chia tầng hợp lý thường theo nguyên tắc giống nhà ở: tầng trệt đón khách, để xe, quầy giao dịch; các tầng giữa cho nhân viên; tầng trên cùng hoặc gần trên cùng cho ban giám đốc và phòng họp quan trọng. Quan niệm truyền thống gọi đó là "trong cao ngoài thấp", người đứng đầu ở vị trí cao và yên tĩnh. Về công năng, tầng trên ít bị khách vãng lai làm phiền, yên tĩnh cho các cuộc họp.
Có hai điều cần lưu ý riêng với nhà phố làm văn phòng. Một là cầu thang: đây là lối thoát nạn duy nhất của nhiều căn nhà, không được chất hồ sơ, thùng hàng trên chiếu nghỉ. Hai là nhà vệ sinh và pantry ở mỗi tầng thường nằm cuối nhà, sát chỗ ngồi; nên dùng cửa tự đóng, quạt hút mùi tốt và không xếp bàn sát cửa nhà vệ sinh. Với các tầng chỉ có một cửa sổ mặt tiền, phía trong thường tối, cần bố trí đèn đủ sáng và khu ít cần ánh sáng tự nhiên như kho, máy in ở phía sau.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng chỉ có một cửa và một hành lang thẳng thì làm sao?
Đặt một kệ, chậu cây lớn hoặc quầy tiếp khách ngay sau cửa để luồng đi rẽ nhẹ. Xếp bàn hai bên hành lang lùi vào trong, chừa lối đi đủ rộng. Khu cần tập trung đặt ở cuối, xa cửa.
Có nên để nhân viên ngồi quay lưng ra cửa vào không?
Nên hạn chế. Nếu buộc phải xếp như vậy vì diện tích, dùng vách thấp hoặc kệ sau lưng và chọn những vị trí này cho người ít cần tập trung sâu. Gương nhỏ trên bàn giúp họ thấy người đến.
Văn phòng mở có hợp với quan niệm truyền thống không?
Văn phòng mở có ưu điểm thoáng, sáng, dễ trao đổi. Điều quan niệm lưu ý — chỗ dựa, tránh đối xung, tránh lối đi sau lưng — có thể đáp ứng bằng cách xếp bàn dọc tường, dùng vách thấp và chừa lối đi rõ ràng.
Có cần đặt bàn thờ Thần Tài trong văn phòng không?
Đó là tập quán của nhiều doanh nghiệp nhưng không bắt buộc. Nếu đặt, cần chú ý an toàn hương nến và không chắn lối đi. Chi tiết vị trí và cách bày được viết riêng ở chuyên mục thờ cúng.
Cây xanh trong văn phòng nên đặt ở đâu?
Ở góc phòng, cạnh cửa sổ, dọc lối đi và gần cửa vào là những chỗ hợp lý. Chọn cây dễ chăm, chịu được máy lạnh và ánh sáng yếu. Không để cây lớn chắn lối thoát nạn hay đặt chậu nước đọng gây muỗi.